Повторення для досягнення консенсусу - Передумови для завершення, реалізації, моніторингу та оновлення

З метою завершення процесу СНВР та переходу до його реалізації фінальні рекомендації та результати мають бути завершені та переведені у наступні кроки. Важливо, щоб всі попередні кроки процесу планування та аналізу СНВР були завершені на такому рівні деталізації, що необхідний для фінального звіту, плану реалізації та процесу моніторингу. Це означає, що мають бути повністю дотримані такі передумови:

• завершення аналізу прямого та непрямого впливу варіантів політики, включаючи інтеграцію в галузі та міжгалузеві

• завершення документів про варіанти політики для кожного варіанту політики у кожній галузі та міжгалузевd

• згода щодо фінальних рекомендацій робочих груп

• згода щодо повноважень та інвестицій, необхідних для реалізації

• Згода щодо термінів реалізації кожного варіанту політики

Концепція, елементи та основні кроки

В ідеалі схема фінального звіту та процес підготовки будуть чітко визначені на початку процесу СНВР. Цей звіт повинен відповідати порядку скликання, робочому плану, контрольним точкам, строкам та процедурам, визначеним на початку проекту, а весь процес завершення Плану СНВР має бути розроблений для документування минулих рішень, але не для внесення змін до них. Мають бути зроблені чіткі призначення щодо розробки, вивчення та додавання внесків, а також фінального тексту. Зазвичай відповідальність за підготовку кожного розділу звіту та технічних додатків беруть на себе керівники робочої групи, вони організовують вивчення всім складом робочої групи. Необхідно узгодити формат публікації та розповсюдження фінального звіту. Розроблені на кожному етапі процесу матеріали будуть підготовлені та відформатовані для внесення у фінальний звіт (процес живого проекту для звіту та матеріалів у додатках). Рішення на кожному етапі процесу СНВР проходять через Інструментарій та вносяться до фінальних результатів, що відповідають кожному важливому етапу процесу та кожному розділу фінального звіту. Зауважте, як результати з Інструментарію для базових ліній, аналізу на мікро- та макрорівнях відображаються у розділах та додатках фінального звіту

Persuasive.jpg


Концепція, елементи, основні кроки

Після завершення фінальний звіт СНВР передається органу скликання та керівництву. Директор проекту відповідає за доставку фінального звіту за допомогою технічної та допоміжної команд та інших. Фінальний звіт супроводжує лист про передачу, який визнає, що доданий звіт повністю виконує вказівки органу скликання, повністю надає політичні рекомендації та результати аналізу для подальшого розгляду, та готовий для переходу до планування реалізації та дій. Інколи лист про передачу може містити заяву про підтвердження учасниками процесу планування СНВР, але це не є обов’язковим, якщо їхня участь та порядок її були належним чином задокументовані у фінальному звіті, разом із належною характеристикою підтримки або перешкоджання підтримці конкретних політичних рекомендацій. Лист про передачу не вимагає від всіх учасників одностайної згоди щодо кожної політичної рекомендації та результатів аналізу: метою процесу має бути пошук, а не вимога консенсусу щодо кожної політичної рекомендації. Передача фінального звіту СНВР може відбуватися після періоду вивчення на високому рівні та планування, яке має бути вчасним та конкретним. Публічні оголошення, як правило, робляться також в момент передачі фінального звіту.

Тобто, основні кроки та елементи процесу передачі фінального звіту СНВР включають:

• звірку з директивою органу скликання, робочим планом, контрольними етапами, часовими рамками (строками)

• супроводжувальний лист/лист про передачу від директора проекту

• документацію про завершення

• звіт та додані файли

• окреслення наступних кроків

• офіційне оголошення

Як зазначалося вище, зміст фінального звіту СНВР та процедур для його документування має бути зрозумілим від початку процесу планування та аналізу. Однак, зміни у директивах чи умовах можуть траплятися та вимагають внутрішнього вирішення. В ідеалі такі питання повинні вирішуватися до завершення звіту, але у разі наявності будь-яких відкритих питань, вони повинні вирішуватися директором проекту та командою, коли цього потребуватиме орган скликання. Зазвичай виникають дві форми питань в ході вивчення фінального звіту робочими групами або зовнішніми сторонами:

• По-перше, питання щодо зрозумілості, які можна вирішити через надання пояснень або розширення тексту.

• По-друге, запити щодо зміни політичних рекомендацій та результатів. Якщо процес вивчення для зовнішніх сторін не був запланований таким чином, щоб дозволити внесення змін до політичних рекомендацій, будь-який такий запит щодо зміни повинен бути задокументований та наданий на розгляд керівництву шляхом виконання додаткової роботи, але не бути використаним для зміни фінального звіту. Значний внесок з боку робочих груп та інших має бути включений на більш ранньому етапі.

Повний брифінг щодо процесу та результатів політичних рекомендацій та результатів аналізу може бути корисним для зовнішніх сторін та для керівників агентства, які не були безпосередньо залучені до формулювання фінального звіту. Директор проекту повинен бути безпосередньо залученим до задоволення будь-яких потреб виявлення недоліків у відношенні завершення фінального звіту. Згідно вищезазначеного, основні кроки з вивчення фінального звіту СНВР можна резюмувати таким чином:

Презентація фінального звіту СНВР

Відповіді на уточнюючі питання та незрозумілості

Відповіді на запити про внесення змін

Спрощення остаточної згоди щодо змісту, часових рамок

Строки усунення недоліків


Моніторинг, звітність та оновлення

Концепція, елементи та основні кроки

Відстеження політичних рекомендацій (моніторинг, оцінка), а також оновлення повинні відповідати проекту та аналізу варіантів політики у процесі планування СНВР, включаючи систему показників виконання та цілі й задачі процесу. По мірі необхідності політичні рекомендації повинні бути переведені у розклад та набір процедур для кожної програмної сфери. Для відстеження ефективності варіантів політик знадобляться базові лінії з метою порівняння реальних результатів проти тенденцій звичайного ходу діяльності, а також з метою відстеження зростаючої ефективності кожного варіанту політики. Базові лінії є важливими для визначення прогресу в політичному впливі, що включає не лише викиди, але й систему показників економічного зростання та безпеки, енергоємності та безпеки. Базові лінії та варіанти політики періодично оновлюються по мірі необхідності для коригування підходів, відображення поточних результатів та виконання програмних цілей.

Як і інші елементи реалізації, план моніторингу, звітності, оцінки та оновлення (MRVU) потребує призначень, процедур та протоколів, а також відповідного потенціалу, відображених у бюджеті програми та плані укомплектування персоналом.